Tapahtumajärjestelyn suurin haaste on ajoitus. Tarkoituksena on kuitenkin saada kaikki ihmiset, laitteet ja muut tarvittavat asiat paikalle sillä hetkellä kuin niitä tarvitaan. Olen pitänyt aikataulua siitä, mitä milloinkin teen ja, mihin on otettava yhteyttä, mutta lopulta noita muistilappuja ja kirjauksia on puolessa tusinassa eri paikassa. Siksi ehkä haasteellisinta onkin pitää itsensä ja tietonsa jotenkin järjestyksessä. Jos olisi varaa maksaa palkkaa jollekin, palkkaisin sihteerin.

Ensimmäisinä vuosina kaikki oli vielä niin uutta, että keskittyi paljon paremmin. Muistiinpanot oli tehtävä uudelleen ja uudelleen. Sitä mukaan kun on tullut kokemusta, sitä luottaa lähinnä siihen, että kaikki tulee hoidettua ajoissa, mutta kuitenkaan ei ole selvää käsitystä siitä, mitä on tehty ja mitä ei. Parina viime vuonna silti käynyt niin, että kaikki on ollut paikalla ajallaan, mutta osa töistä on jäänyt tekemättä. Viime vuonna luonnollisesti siihen oli ihan luonnollinen ja ymmärrettävä syy. Elämäntilanteen muutokset, kuten parisuhteen loppuminen, vaikuttavat luonnollisesti ihan päivittäiseenkin rutiiniin ja jokainen varmasti reagoi omalla tavallaan myös työelämässä. Toisille työ ja toisille muut ihmiset ovat kaikki kaikessa.

Tapahtuman järjestelyssä on omat lainalaisuutensa. Kaikki lähtee kuitenkin hyvin yksinkertaisista asioista. Itselläni on sittenkin melko vähän kokemusta, mutta nämä ovat ihan maalaisjärjellä ajateltavia asioita, olemme järjestämässä elokuva- tai musiikkifestivaalia, jotain hengellistä tapahtumaa tai taidenäyttelyä. Kaikki lähtee siitä, mitä meidän on tarkoitus tuottaa ihmisille. Jos haluamme järjestää hengellisen tapahtuman ensimmäisiä kysymyksiä on: missä se järjestetään ja keitä siellä esiintyy? Ihmiset ja paikat on löydettävä sekä päätettävä mahdollisimman pian.

Samoin taidenäyttelyssä paikka ja taiteilijat/taideteokset on kartoitettava. Tänä päivänä kaikki maksaa, joten tilavuokrat, samoin kuin ihmisten ja teosten kuljettaminen paikasta toiseen vaatii jonkun, joka budjetoi ja laskee tapahtuman kustannuksia. Tapahtumasta vastuussa olevan tulisi myös pysyä jotenkin perillä siitä, miten paljon rahaa on kulunut ja paljonko sitä on käytettävissä. Tilavuokrat voivat vaihdella huomattavasti. Samoin ihmisten lukumäärää täytyy tarkastella. Joissain tapauksissa voi olla, ettei ole varaa tuottaa kuin yksi henkilö ja vähän isommilla rahamäärillä pelatessa paikalle voidaan kutsua toistakymmentä ihmistä. Musiikkifestivaaleille matkaavien yhtyeiden ja muiden tarvittavien henkilöiden matkakulut ovat jo ihan toista luokkaa kuin vaikka luentotilaisuuteen kutsuttavan, yhden professorin.

Tapahtumasta ei tule mitään ilmaan paikkaa, jossa se järjestetään tai ilman ihmisiä, mutta lopulta aika vähän saadaan aikaan, jos ei ole tarvittavaa kalustoa. Taidenäyttelyyn ei välttämättä tarvita kovinkaan paljoa teknistä kalustoa, mutta elokuvafestivaali tarvitsee jo hyvinkin paljon erilaista materiaalia: 35mm:n elokuvia varten tarvitaan projektori, DVD-elokuvia varten DVD-soitin ja dataprojektori sekä mahdollisia keskustelu- tai esittelytilaisuuksia varten tarvitaan mikrofonit ja äänentoistolaitteet. Koska kyseessä on DVD-soitinta lukuunottamatta erikoislaitteista, niiden vuokraamiselle saattaa tulla huomattavan paljon hintaa. Pienimuotoisemmissakin tilaisuuksissa saatetaan joutua raahaamaan paikalle televisio ja DVD-soitin. Sellaisia saattaa kyllä jo löytyä järjestäjiltä, mutta niiden hankkiminen maksaa yleensä myös jotain.

Kun paikalle on saatu vieraat ja tarvittava kalusto, sinne tarvitaan edelleen ns. yleisö. Se onkin ehkä kaikkein haasteellisinta työtä. Tiedotus ja markkinointi kulkevat käsi kädessä. Siinä missä tiedotuksen voi ajatella olevan suusta suuhun tapahtuvaa viestintää ja siksi järjestäjälle ilmaista, markkinointi on usein tiedotusvälineitä käyttävää massatiedotusta, josta järjestäjä joutuu pääsääntöisesti myös maksamaan. Tässä vaiheessa tapahtuman järjestelyä alkaa kohderyhmä tulla tärkeäksi. Kysymykset: "kenelle tapahtuma on suunnattu? keitä paikalle halutaan?" vaativat vastausta. Hengellisen tapahtuman voisi kuvitella kiinnostavan tiettyyn seurakuntaan kuuluvaa väkeä, joten tiedotus- ja markkinointikanavaksi kävisi seurakunnan oma lehti, ehkä paikallislehden kirkollisten ilmoitusten sivu ja seurakuntien ilmoitustaulut. Mitä enemmän rahaa kulutetaan tapahtuman järjestämiseen sitä enemmän tarvitaan resursseja tiedotukseen ja markkinointiin. Suuren festivaalin markkinointi saattaa vaatia radio- ja televisioasemien ovien kolkuttelua, juttujen ja itsensä tarjoamista lehdille sekä mainoksia eri viestintävälineisiin.

Paljon pientä ruuvailua ja hiomista tarvitaan näiden kaikkien vaiheiden välillä. Pienenkin tapahtuman järjestäminen yksin on sellainen haaste, että harvempi siihen kykenee. Voisi ajatella, että se on kuin elokuvantekoa. Jokaisen tapahtuman johdossa on yksi henkilö, jonka tarkoituksena on päättää suurista linjoista, pitää jotenkin kaikki narut käsissä. Se voisi vastata elokuvatuottajaa. Sitten tarvitaan vielä niitä, jotka pistävät ihmisiä liikkeelle, motivoivat ihmisiä toimimaan kuin ohjaaja. Lisäksi tarvitaan lukuisia muita tekemään pieniä, juoksevia asioita, hoitamaan taloutta, ehkä pientä purtavaa, hoitamaan vieraat jne.

Kun vihdoin tulee H-hetki, kaikki on ns. herran hallussa. Sen jälkeen voi vain toivoa parasta ja todeta hyvinkin usein, ettei kaikki sujukaan aivan niin kuin oli suunniteltu. Rakkautta ja Anarkiaa-filmifestivaalilla olen osunut kahtena vuonna peräkkäin japaninkielisten elokuvien näytäntöön, jossa ei ole ollut tekstityksiä. Japanilaiselle tuskin tulisi ongelmia ymmärtää, mutta pääsääntöisesti suomalaisilla festareilla yleisö on suomenkieltä hallitsevaa. Sen sijaan on vaikea kuvitella millainen katastrofi on joitain vuosia sitten Sodankylän elokuvajuhlien järjestäjille kun heidän tapahtumansa aikana on ollut niin kovat lumimyrskyt, ettei etelästä ole tullut lentoja - eikä siksi myöskään elokuvia. Vaan minkä sille sitten on voinut?